Geschäftsbedingungen_2011.pdf

 

Allgemeine Geschäfts- und Vertragsbedingungen der welcome Veranstaltungs GmbH

I. Vertragsgegenstand

 

Die welcome Veranstaltungs GmbH (im Folgenden auch "welcome GmbH") wird beauftragt mit Maßnahmen zugunsten des Auftraggebers, insbesondere mit der Durchführung von Marketing-Veranstaltungen (z.B. Events, Incentives, Kongressen, Tagungen & Seminaren, Rahmenprogrammen, Firmenfesten und Jubiläen, Hotelservice), Dienstleistungen für den Besucherservice und von PR-Aktivitäten für den Auftraggeber.

 

II. Vergütungsregelungen, Änderungsvorbehalt

 

1. Das erste Kontaktgespräch, sofern es im Umkreis von max. 50 Km vom Firmensitz der welcome Veranstaltungs GmbH in Frechen bei Köln durchgeführt wird, und die Nennung eines unverbindlichen Kostenrahmens ohne Angaben von evtl. zu beauftragenden Firmen, Künstlern, etc., sind unentgeltlich.
Bei Kontaktgesprächen, die über den Umkreis von 50 Km entfernt vom Firmensitz der welcome Veranstaltungs GmbH in Frechen bei Köln durchgeführt werden sollen, bzw. für weitere Beratungs-
gespräche ist die welcome Veranstaltungs GmbH berechtigt, dem Auftraggeber übliche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Übernachtungsspesen in Rechnung zu stellen.

 

2. Die unter I. vereinbarten vertraglichen Tätigkeiten werden mangels gesonderter Vereinbarungen nach Aufwand der welcome Veranstaltungs GmbH berechnet. Es gelten die aktuellen Honorar-
sätze der welcome Veranstaltungs GmbH, die entweder auf Stunden- oder Tagesbasis oder als Pauschale ausgewiesen sind und gesondert angefordert werden können. Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt.

 

3. Ein umfangreiches, individuell abgestimmtes Konzept ist in der Regel kostenpflichtig. Die Preise für kleine, mittlere und große Konzeptionen richten sich nach dem derzeit gültigen Honorarsatz der Agentur.

 

Bei gesonderter Zusage wird das Konzepthonorar der welcome Veranstaltungs GmbH bei verbindlicher Erteilung des Auftrags zur Durchführung der Maßnahmen zugunsten des Auftraggebers auf die Gesamtauftragssumme angerechnet.

 

4. In Abstimmung mit und im Interesse des Kunden stimmt die Agentur gern im Vorfeld eine Grundpauschale für Recherche-, Konzept- und Organisationsleistungen von i.d.R. 12-15% des Gesamtbudgets ab -abhängig von der Höhe des Gesamtumfangs- bzw. arbeitet etatbezogen. Für die Durchführung von Veranstaltungen vor Ort werden je nach Notwendigkeit, Leistungsumfang und Zeitdauer Tagessätze der Projektleiter / -manager angesetzt.

 

5. Gesamtpreisänderungen können sich aus den Konzeptions-
erläuterungen ergeben.

 

6. Zusätzliche Wünsche des Auftraggebers und Erweiterungen gegenüber den Konzeptionsvorgaben gelten als Einzelaufträge und können entsprechend Aufwand und Kosten gesondert abgerechnet werden.

 

7. Die welcome Veranstaltungs GmbH ist berechtigt, mit Einwilligung des Auftraggebers die zugesagten Vertragsleistungen zu ändern einschließlich Änderungen des Programms und der Versorgung mit Speisen und Getränken, soweit hierdurch der Wert der geänderten Leistungen gegenüber der ursprünglich vorgesehenen Leistung nicht nachteilig verändert wird; dies gilt insbesondere bei etwaigem Ausfall des Einsatzes vorgesehener Künstler.

 

 

III. Rücktrittsrecht der welcome Veranstaltungs GmbH

 

Die welcome Veranstaltungs GmbH ist berechtigt, in folgenden Fällen zurückzutreten:

 

1. Mangelnde Sicherstellung der Zahlung des Preises.

2. Mangelnde Mitwirkung des Auftraggebers, so daß die erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung nicht mehr gewährleistet ist, sofern dies von der welcome Veranstaltungs GmbH schriftlich gerügt und die Mitwirkung vom Auftraggeber nicht innerhalb angemessener Frist hinreichend verbessert wurde.

 Im Falle des Rücktritts entfallen jegliche Ansprüche des Auftraggebers. Falls der Rücktritt auf die Voraussetzungen vorstehend zu 1. oder 2. zurückzuführen ist, hat die welcome Veranstaltungs GmbH Ansprüche auf Schadensersatz bzw. Entschädigung gemäß IV.

 

 

IV. Stornierung des Auftraggebers

 

Die Stornierung der Veranstaltung bedarf der Schriftform. In diesem Fall schuldet der Auftraggeber der welcome Veranstaltungs GmbH einschließlich der von ihr beauftragten Partner Ersatz für den entstehenden Schaden inklusive entgangenen Gewinns. Die welcome GmbH stellt eine detaillierte Schadensberechnung auf, die sowohl die Stornierungskosten der jeweiligen Leistungsträger als auch die bis dahin entstandenen Honorarkosten sowie Ausgleichszahlungen für den entgangenen Gewinn berücksichtigt.

 

 

V. Zahlungen, Aufrechnungen und Zurückbehaltungen

 

Zahlungen sind zu leisten entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen. Abschlagszahlungen werden i.d.R. fällig, bedingt durch Vorleistungen der Agentur oder nachgeordneter Leistungspartner sowie Depositanforderungen v.a. von Hotels. Soweit keine Einzelvereinbarung getroffen ist, sind 20% des avisierten Gesamtbudgets direkt nach der Buchung fällig, weitere 30% drei Monate vor Veranstaltung, und weitere 45% der zu erwartenden Gesamtkosten müssen 2 Werktage vor Beginn der Veranstaltung auf dem Geschäftskonto der welcome GmbH eingegangen sein; der Rest ist innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug nach Rechnungserhalt fällig. Bei Aufträgen, die hinsichtlich ihres Umgangs wesentlich aus dem Rahmen fallen, können individuelle Zahlungsbedingungen vereinbart werden. Falls die Anzahlung nicht fristgerecht geleistet wird, ist die welcome GmbH berechtigt, die Veranstaltung zu unterlassen mit der Maßgabe, daß der Auftraggeber zu Zahlungen gem. III. verpflichtet ist. Im Falle nicht fristgerechter Zahlung ist die welcome GmbH berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 2% über dem jeweiligen Bundes-Diskontsatz zu verlangen.

 

Eine Aufrechnung ist nur zulässig mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen, ein Zurückbehaltungsrecht nur zulässig, soweit die Gegenforderung auf demselben Rechtsverhältnis beruht.

 

VI. Gewährleistung der welcome GmbH

 

1. Die welcome GmbH verpflichtet sich, alle Maßnahmen mit größtmöglicher Sorgfalt zu planen und ihre organisatorischen Erfahrungen und ihre Kontakte einzubringen.

2. Jegliche Haftung der welcome GmbH entfällt, falls ein Mißerfolg der Veranstaltung oder Mängel der Veranstaltung zurückzuführen sind auf mangelhafte oder fehlende Mitwirkung des Auftraggebers (vgl. III.2).

3. Eine Gewährleistung für den Erfolg der Veranstaltung und für das Gefallen an der Veranstaltung kann nicht übernommen werden; soweit Mängel der Veranstaltung durch Verschulden der welcome GmbH bestehen sollten, greift eine Haftung nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

4. Soweit Mängel der Veranstaltung dadurch entstehen, daß der Auftraggeber oder von ihm beauftragte Dritte Teile der Veranstaltungsdurchführung gemäß Regieplan übernommen haben und nicht dementsprechend erbracht wurden, übernimmt der Auftraggeber die Gewährleistung und verpflichtet sich zur Übernahme der Kosten bedingt durch den evtl. entstandenen Mehraufwand der welcome GmbH.

 

 VII. Haftung

 

1. Eine Haftung der welcome GmbH für irgendwelche Schäden wird ausgeschlossen, soweit der welcome GmbH nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fallen.

 

2. Soweit die Veranstaltung aus Gründen, die in der Sphäre der welcome GmbH liegen, nicht oder nicht rechtzeitig durchgeführt werden, beschränkt sich das gesetzliche Recht des Auftraggebers auf Rücktritt oder die Kündigung des Vertrages unter Ausschluß von Schadensersatzansprüchen mit der Einschränkung gem. vorstehendem Absatz 1.

 

 

VIII. Copyrights und Geheimhaltung

 

Das Urheberrecht an allen von der Agentur oder Ihren Beauftragten erstellten Konzepten, Entwürfen und Grafiken, Ideenmaterialien, Zeichnungen und sonstigen Unterlagen verbleibt bei der welcome GmbH. Die Übertragung von Nutzungsrechten bedarf der schriftlichen Vereinbarung. Änderungen von Konzepten, Entwürfen etc. dürfen nur die Agentur oder die von ihr hierzu beauftragten Personen vornehmen. Der Auftraggeber ist zur Nutzung der Konzepte und Entwürfe etc. der Agentur ausschließlich für die nach dem Vertrag vorgesehenen Zwecke berechtigt. Vervielfältigungen sind nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung der Agentur zulässig.

 

Unterlagen, die der Anbieter im Rahmen der Angebotsabgabe erhalten hat, sind von ihm sorgfältig und gegen die Einsichtnahme Dritter geschützt aufzubewahren und nach Beendigung des Auftrags an den Auftraggeber zurückzugeben. Der Anbieter ist nicht berechtigt, an den Unterlagen, die ihm der Auftraggeber zur Verfügung gestellt hat, ein Zurückbehaltungsrecht auszuüben. Der Anbieter verpflichtet sich, über alle im Laufe seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers und der Kunden des Auftraggebers Stillschweigen zu bewahren. Diese Schweigepflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

 

 

IX. Partner- und Kundenschutz

 

Die welcome GmbH tritt gemäß des mit dem Auftraggeber vereinbarten Leistungsumfangs gegenüber den Partnern (Künstler, Location, Transferorganisationen etc.) als Generalunternehmer auf. Der Abschluss der Einzelverträge erfolgt somit unmittelbar zwischen der welcome GmbH und den beteiligten Einzelunternehmen. Der Auftraggeber ist an diesem Vertragsschluß nicht beteiligt. Er verpflichtet sich vielmehr, mit den Einzelunternehmen nicht in Kontakt zu treten und die erforderliche Kommunikation mit diesen ausschließlich durch die welcome GmbH führen zu lassen.       

Ein Leistungsträger im Rahmen eines Projektes wird von der welcome GmbH als Teil der Partner-Unit gegenüber dem Kunden ausgegeben. Der Leistungsträger verpflichtet sich insofern gegenüber dem Auftraggeber (hier der Agentur), nicht vor, während oder nach dem Projekt mit dem angesprochenen Kunden in jedwede Art von Konkurrenz zu treten. Alle Kunden, für die der Anbieter im Auftrag der welcome GmbH als Lieferant in der Vergangenheit, zur Zeit oder in Zukunft tätig wird, werden nicht direkt oder indirekt von dem Auftragnehmer vor, während oder nach dem Projektdatum akquiriert. Der Kundenschutz bzw. Konkurrenzschutz währt bis zum Zeitpunkt von 3 Jahren nach Beendigung des Projektes. Wird der Kundenschutz nicht eingehalten, so ist eine Ausfallpauschale in Höhe von 20% des jeweiligen Auftragvolumens an die welcome GmbH  zu zahlen, mindestens jedoch € 25.000,00 mit dem Vorbehalt auf weitere Ansprüche.

Nach Zugang einer entsprechenden Abmahnung durch die welcome GmbH gelten je zwei Wochen einer fortgesetzten Kundenschutz- oder Konkurrenzverletzung als unabhängige und selbständige Verletzung. Das Recht, Schadenersatz oder Unterlassung zu verlangen, bleibt hiervon unberührt. Die Vertragsstrafe wird auf den Schadenersatz aufgerechnet.

 

 

X. Erfüllungsort und Gerichtsstand

 

Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Köln, sofern gesetzlich vereinbar.

 

 

XI. Schlußbestimmungen

 

Zusätzliche oder abweichende Vereinbarungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Soweit einzelne Bedingungen des Vertrages oder der AGB unwirksam oder die Bestimmungen lückenhaft sein sollten, wird hierdurch die Gültigkeit des Vertrages im übrigen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen tritt vielmehr eine solche, die in gesetzlich zulässiger Weise dem wirtschaftlichen Sinn des Vertrags am nächsten kommt.

 

 

Frechen, den 03.02.2011